Några vanliga frågor man ställs inför när man planerar en konferens eller medarbetarträff kan vara:
För att försäkra dig om att alla deltagarna tar till sig all information som finns inför och engagerar sig under mötet, är det viktigt att börja involvera och förbereda dem i god tid. Om du lyckas peppa deltagarna kommer de tycka att det är både roligare att delta och engagera sig, och de kommer även minnas det som sagts och diskuterats i mycket högre grad.
Genom att använda en eventapp kan du samla all information och kommunikation kring ditt möte i en plattform som alltid finns nära till hands i varje deltagares ficka.
Inför mötet kan du inspirera med en video, räkna ner till eventet med hjälp av pushnotiser och lägga upp ”bakom kulisserna”-bilder från förberedelserna i aktivitetsflödet. Ju aktivare du är i appen, desto mer naturligt blir det för deltagarna att leta efter och ta till sig av informationen där. Och ju mer deltagarna engagerar sig och använder appen, desto mer aktiva och väl förberedda kommer de att vara under mötet – vilket ökar chanserna avsevärt för att ni ska få till ett riktigt lyckat event, öka er ROI och nå era mål.
Under mötet är det viktigt att det ni vill informera om och diskutera inte bara sänds ut – det måste också tas in av publiken. Istället för att be deltagarna räcka upp handen om de har några frågor (vilket kan avskräcka många från att dela med sig av sina tankar), låt alla skicka in sina frågor till talaren anonymt via appen. Att dessutom skicka ut mentometerfrågor inför eller under ett föredrag är ett bra sätt att både lätta upp stämningen och bryta envägskommunikationen, så väl som att engagera deltagarna i de frågor som tas upp.
Minst lika viktigt under en konferens är den sociala biten – att diskutera arbetsrelaterade frågor kan man kanske göra var som helst, men det är när alla är samlade under konferensen som ni har möjlighet att socialisera och nätverka (inte minst om ni har samlat kollegor från olika kontor). Planera in några nätverkslekar, som exempelvis runda bordet-samtal eller mingelbingo, och använd appen för att skicka ut diskussionsfrågor och utmaningar med pushnotiser. Deltagarna kommer garanterat att ha roligt och det blir dessutom väldigt enkelt att hålla kontakten när hela deltagarlistan finns direkt i telefonen (där man med ett enkelt knapptryck kan lägga till kontakten i telefonboken, connecta i sociala medier eller skicka chattmeddelanden direkt i appen).
Efter mötet är det lätt hänt att man går vidare och dyker ner i vardagen igen, men uppföljning och återkoppling är viktigt för både företaget och deltagarna. Det är under de första dagarna efter mötet som ni har möjlighet att cemetera det ni har varit med om, både vad gäller beslut som har tagits och nya kontakter som har skapats. Med hjälp av en eventapp och en återkopplingsstrategi kan man med enkla medel både mäta resultat, följa upp det som sagts och hålla kontakten med deltagarna efter mötet:
Detta och mycket mer kan man göra för att skapa bättre förutsättningar för ett lyckat möte.