Det blir allt svårare att bryta igenom myllret av intryck och nå fram till sina lyssnare. Vår koncentrationsförmåga försämras, distraktionerna ökar och vi förväntar oss i allt högre grad att den information vi behöver ska nå oss i lagom stora portioner.

Men som man säger på andra sidan havet – if you can’t beat them, join them! Eller med andra ord, använd människors mobilberoende till att skapa en bättre eventupplevelse!

Men hur vet man vad deltagarna tycker om eventet? Hur får jag dem att engagera sig och ha roligt? Och vad innebär ens deltagarengagemang egentligen?

Vad innebär deltagarengagemang?

Deltagarengagemang är ett ord som hörs väldigt ofta i eventkretsar och något som är mycket eftertraktat på möten och konferenser. Men vad innebär egentligen engagemang och hur vet vi om vi har lyckats?

En definition som vi på MeetApp gillar är ”till vilken grad mötesdeltagare deltar i och är uppslukade av ett evenemang”. Notera att det, trots att vi här på bloggen gång på gång pratar om hur du använder en app för att uppnå högt deltagarengagemang, inte nämns något om teknologi i den här definitionen.

Deltagarengagemang handlar inte om teknologi, utan det är snarare ett mätetal, en skala där vi på ena sidan har en helt passiv person som i bästa fall hör det som sägs, men utan att på något sätt delta i diskussionen. På andra sidan har vi en aktiv deltagare som är fullt fokuserad på och uppslukad av diskussionen, vilket visas genom att hen exempelvis ställer frågor, skriver anteckningar, skrattar åt skämt eller applåderar åt en bra poäng.

”En engagerad deltagare är en glad deltagare” – Sal Camarda, CEO MeetApp Nordamerika

Fortfarande ganska mjuka värden va? Det är här en eventapp kan användas som ett verktyg för att både bidra till ökat engagemang (genom att exempelvis erbjuda smarta lösningar för att ställa sina frågor eller sätta betyg på en talare) och dessutom göra det enklare att mäta engagemanget, svart på vitt, genom att till exempel skicka ut utvärderingar och ta del av statistik.

Hur mäter man deltagarengagemang?

Som eventplanerare strävar du efter att skapa roliga och inspirerande eventupplevelser – men hur definierar du vad du ska göra och hur kan du använda dig av teknologi för att göra det?

Börja med att definiera dina mål. Skapa mål som kommer att driva dina deltagare att interagera med mötets innehåll och med varandra. Se också till att dina mål är mätbara. Till exempel:

  1. Öka svarsfrekvensen på utvärderingar. Det här ger dig en bild av vad som var populärt under eventet och vad som behöver utvecklas och förbättras till nästa gång. Detta mäter du genom till exempel utvärderingar och enkäter i appen.
  2. Öka nätverkandet. Du vill att dina deltagare ska interagera och skapa meningsfulla kontakter som de kan dra nytta av både under och efter eventet. Detta kan du mäta med hjälp av ex. antalet inlägg i eventappens aktivitetsflöde.
  3. Öka interaktiviteten. Du vill även att deltagarna ska interagera med talarna så att de känner att de är en del av konversationen, att talarna inte ”pratar på dem” utan att det är ett ömsesidigt samtal. Detta skapar en mer aktiv läromiljö och mäts exempelvis genom antal svar i liveomröstningar och antal inskickade frågor till talaren.

Driv användet av din app

Du vill även driva användandet av appen. Dina andra mål är till stor del beroende av att deltagarna använder sig av funktionerna i eventappen, därför vill du vara säker på att appen används. Detta uppmuntrar du genom att till exempel:

  • Bjuda in till och göra reklam för appen i god tid före ditt event. Du kan till exempel skicka ut pushnotiser, visa upp förberedelserna i aktivitetsflödet och kicka igång en rolig tävling.
  • Skicka ut roligt och inspirerande innehåll under tiden fram till eventet. Det kan exempelvis vara en videohälsning från VD, en omröstning kring vilken gästtalare ni ska ha eller glada nyheter om senaste årsresultatet.
  • Ge incitament att delta. Dela till exempel ut poäng för varje slutförd aktivitet i appen (Gamification) och dela ut pris till ex. den första som delar med sig av något i aktivitetsflödet eller svarar på alla enkäter i appen. Incitament och tävlingar kommer alltid att öka engagemang och deltagande, vi älskar att tävla så använd dig av det för att skapa ett roligt och minnesvärt event.

Det här var några exempel på hur du kan skapa och mäta deltagarengagemang på dina möten och event, ett utdrag ur vårt webbinarium ”The ABC’s of Event Engagement”.