Under de senaste veckorna har vi gått igenom några olika tekniker som du som mötesarrangör och eventplanerare kan använda dig av för att skapa mer interaktiva, minnesvärda och lyckade möten.

Vi har tidigare tagit upp Retorisk interaktivitet och idégenererande interaktivitet, och nu har vi kommit till den tredje och sista delen i denna serie: undersökande interaktivitet.

Anonymitet är avgörande

Undersökande interaktivitet är en teknik som du kan använda på era möten för att få bättre förståelse för dina deltagares kunskapsnivå, åsikter och tankar i en speciell och/eller känslig fråga. Det är väldigt viktigt att deltagarna känner sig trygga och bekväma under mötet för att du som arrangör ska få ut det mesta av tekniken, därför måste du alltid se till att deltagarna kan delta anonymt.

Den undersökande paneldebatten

Många paneldebatter blir bara ytterligare ett i raden av alla sändande programinslag. Men om du delar upp din paneldebatt i tre delar så får du en rad fördelar. Del ett gör du precis som vanligt. Det vill säga en moderator ställer frågor till deltagarna och deltagarna presenterar sina tankar, ståndpunkter och vad det nu kan vara. Sedan tar ni en paus i debatten på ca fem minuter där deltagarna i rummet anonymt får skicka in sina tankar, frågor och reflektioner till panelen. Då kan antingen deltagarna själva, moderatorn eller ett ”redaktionsråd” välja ut frågor som paneldeltagarna svara på under resten av programpunktens tid. Fördelen blir dels att samtalet handlar om det som är relevant för deltagarna, men framförallt så blir deras frågor och reflektioner en skattkista för dig som arrangör som får reda på hur de tänker, vad de undrar över och vilka förhållningssätt som finns i det aktuella ämnesområdet.

Är dina deltagare med på tåget?

En kund skulle ha en internationell tvådagarskonferens med högsta ledningarna från 37 länder. De höll just på att införa en ny strategi. Upplägget var mycket enkelt. Varje avdelning hade 40 minuter till sitt förfogande. 15 minuter fick användas för att presentera vad de gjort, hur det gått och vad som skulle ske härnäst.

Sedan fick deltagarna i fem minuter anonymt skicka in tankar, frågor, ge beröm eller ifrågasätta det de just hört. Engagemanget var stort och det kom efter varje avdelning in massor av tankar, frågor och reflektioner.

Man var mycket nöjd, men när VD på kvällen efter dag ett läste mer noga vad som stod så kunde i det här fallet han, konstatera att majoriteten av deltagarna inte trodde på den nya strategin. En smärtsam och problematisk insikt.

Men vad var egentligen värdet på att han fick reda på detta nu, och inte efter 18 månader när resultatet av en utebliven efterlevnad presenterades? Nu kunde istället strategin under några intensiva månader utvecklas och till vissa delar anpassas efter lokala förutsättningar. Här var anonymitet direkt avgörande för att insikterna skulle komma fram.