Telias digitala konferens: ”Det var en livräddare att kunna skicka ut påminnelser!”

Hej Shani! Kan du berätta lite om ert event, vad var syftet?

Det var ett Executive Program som vi gjorde tillsammans med SingularityU Nordic, där vi samlade 120 ledare från sex olika länder. Hela eventet var till för utbildning, inspiration och idéutbyte, men bisyftet med varje event är ju också att deltagarna ska få möjlighet att träffas, prata och lära känna varandra – därför gjorde vi det vi kunde för att skapa detta även digitalt. Till exempel anordnade vi en virtuell lounge, och så var vi noga med att dela in alla deltagarna i olika grupper som ändrades mellan olika workshops, så att alla deltagare fick möjlighet att träffa och prata med så många av de andra som möjligt under eventets gång.

Ni ställde om från fysiskt till digitalt – var det något speciellt som ni behövde tänka på?

Vi tänkte mycket på dramaturgin och hur vi anpassade innehållet till det digitala formatet, till exempel genom att ha kortare dagar, fler pauser och större variation på programinnehållet. Vi blandade föreläsningar med workshops, breakouts, on-demand content och nätverkande osv.

Vi förinspelade även de ”livestreamade” föreläsningarna, för att kunna säkerställa kvalitén och även kontrollera längden på de programpunkterna. Vi kombinerade detta med att deltagarna kunde chatta och ställa frågor medan de tittade på föreläsningarna, och sedan ringde föreläsarna in för en frågestund i slutet på varje stream, så att det blev live-Q&A.

”Vi lade mycket tid och energi på att kurera programmet och det andra innehållet i appen så att det skulle vara enkelt för deltagarna att hitta allt.”

Kan du ge något exempel på hur ni förberedde er inför eventet?

Vi lade mycket tid och energi på att kurera programmet och det andra innehållet i appen så att det skulle vara enkelt för deltagarna att hitta allt. Till exempel så hade varje programpunkt en länk till själva webbinariet eller teams-mötet, talarpresentation, slides, handouts och eventuellt on-demand content för dem som ville veta mer.

Vi informerade även alla deltagare i förväg om hur eventet skulle genomföras och vad de hade att förvänta sig, att de kommer att röra sig i ”tre arenor” – antingen titta på en föreläsning, delta i en workshop eller nätverka i den virtuella loungen – och allt via MeetApp-plattformen.

Hur genomförde ni era digitala workshops?

Workshops genomfördes i Microsoft Teams. Alla samlades i en gemensam session där moderatorn inledde med en introduktion av vad de skulle arbeta med under workshoppen, varpå deltagarna tog sig vidare till separata mötesrum för gruppdiskussion (vi hade delat upp dem i förväg och lagt in länkar till deltagarnas mötesrum under ”My information” i appen). När det var dags för alla att samlas i huvudsessionen igen så skickade vi ut en push om att det var dags att komma tillbaka, vilket fungerade väldigt bra. Anledningen till att vi gjorde så var att vi ville få till med interaktion, rörlighet och variation för deltagarna.

Gjorde ni något mer för att få till ”det lilla extra”?

Vi hade en ”swag bag” som vi skickade hem till alla deltagarna. Tanken där var att få in ett lite mer taktilt element i eventet, eftersom en utmaning med en heldigital upplevelse är att allt händer i huvudet och på skärmen, det är inte en fysisk upplevelse på samma sätt som ett live-event.

”Det var uppskattat från deltagarna att ha allt samlat på ett ställe.”

Vilka reaktioner fick ni från era deltagare?

Det var uppskattat från deltagarna att ha allt samlat på ett ställe, vilket var viktigt för oss från början eftersom det vår många olika komponenter som skulle klaffa; streamade föreläsningar, workshops genom MS Teams, talarbios, pdf, ppt- och videomaterial on demand, en mängd information på externa webbsidor som embeddades direkt i appen, och dessutom påminnelser, polls och enkäter som skulle skickas ut.

Har du själv någon favoritfunktion – något som du tycker fungerade extra bra?

Alla polls och dialogutskick fungerade väldigt bra, det var enkelt att förbereda så att det bara var att klicka på ”skicka” när det var dags. Att dessutom kunna följa hur många som hade svarat var väldigt bra, då blev det enkelt att veta om budskapet nått fram och man kunde gå vidare i programmet eller om man behövde vänta in någon.

Vi hade dessutom väldigt bra deltagande i polls och surveys, av de 120 som var med så snittade vi på 80-90 personer som alltid svarade, så det var väldigt bra.

”Jag är väldigt tacksam över att MeetApps support var så responsiva och villiga att hjälpa till på kort varsel!”

Finns det något mer som du skulle vilja tillägga?

Jag är väldigt tacksam över att MeetApps support var så responsiva och villiga att hjälpa till på kort varsel, vi fick alltid snabbt svar och det fanns alltid någon tillgänglig när vi behövde hjälp, så det var väldigt skönt.