Allt för många evenemang planeras och genomförs utan att arrangören på ett tillräckligt konkret och tydligt sätt kan svara på varför man valt att göra denna investering. För evenemang är investeringar och tyvärr riskerar många evenemang att bli dåliga sådana.

Allt börjar med varför

När man frågar om varför de ska genomföra ett evenemang får man ofta svepande svar om att syftet är att stärka varumärket, informera om läget i bolaget, eller öka engagemanget. Inte sällan är svaret ännu otydligare, många är de tillfällen jag fått svaret: ”För att vi har alltid en medarbetardag på hösten…”. Med så här lösa formuleringar blir det inte bara svårt att veta om evenemanget har varit framgångsrikt eller inte, det blir framförallt svårt att planera.

Det finns mycket att tjäna på ett mätbart mål

Om ett företag till exempel vill ha en säljkickoff så finns mycket att tjäna på att sätta ett tydligt, mätbart mål. Ett exempel på det skulle kunna vara: 200 av 300 medarbetare ska under 30 arbetsdagar ringa ett extra samtal till befintlig kund för att se om det finns möjlighet till merförsäljning. Då kan vi börja räkna på vad det är värt. Om de historiskt vet att 10% av den typen av samtal skapar en affär som per styck är värd 5.000:- så innebär det en extra vinst på 3.000.000:- Plötsligt blir frågan mer angelägen.

Med insikten om att säljkickoffen ska handla om merförsäljning till befintlig kund och med ett så tydligt mål så får vi mycket bättre förutsättningar att planera konferensen och faktiskt även nå målet. Kanske behöver innehållet då handla om vad de som individer skulle tjäna på denna extra insats?

Kanske skulle de behöva arbeta med personliga rädslor och hinder?

Kanske behöver vi lokaler så att de där och då kan ringa sina första samtal?

Kanske behöver de coaching i små grupper? Det här påverkar allt.

Vilka lokaler vi ska boka. Om vi behöver externa föreläsare och experter och vad ska de i så fall vara riktigt bra på.

Vad deltagarna behöver veta om företagets produkter, tjänster, kunder. Det påverkar även vilken dramaturgi vi behöver använda och hur vi behöver göra för att involvera medarbetarna och skapa både lärande och vilja.

Behövs en eventapp?

En bit ner på listan kommer även frågan om vilket teknikstöd som i så fall behövs. Behövs en eventapp och hur bör den i så fall användas för att vi ska nå målet? Kanske är det bra om deltagarna i förväg har fått chansen att läsa på lite om effekterna av en effektiv merförsäljning?

Kanske bör de kunna dela sina bästa tips om hur de själva kommer över sina hinder och mentala barriärer för att lyfta luren?

Kanske är det viktigt att anonymt kunna fånga upp olika hinder och problem?

Kanske är det bra att samla filmer, presentationer och annan inspiration på ett lättillgängligt ställe?

Kanske är det effektivt att efter evenemanget kunna skicka pushnotiser för att fira framgångar och för att uppmuntra medarbetarna att fortsätta kontakta kunder?

Kanske är det bra med ett chatforum där man kan utbyta tips och erfarenheter?

De här exemplen är sannolikt effektiva och värdeskapande med just det här målet. Med ett annat mål är det förmodligen andra funktioner och användningsområden som är mer angelägna.

Så inför ditt nästa evenemang, vänta lite med idéer och kritiska beslut och börja med att mejsla fram ett tydligt syfte och tydliga mål och förankra dessa väl. Det gör att du kommer att få mycket mer ut av din nästa evenemangsinvestering.